Bincang–Bincang Perihal Project Management Yukk !

Holla good people ! setelah lima artikel kemarin yang sempat ditulis divisi lain, sekarang giliran infokom bakal nulis buat kalian semua heheh.

Bincang–bincang perihal Project Management, kira–kira kalian pernah dengar nggak sihh? Atau cuman sekilas baca dari sebuah artikel bisnis ? Ehhh bisa juga sih semisal dengernya dari acara talkshow !

Tapi biar kalian semua tahu secara lengkap, simak ajah yukk tulisan ini !         

 Jadi, apa itu project management !

Dilansir dari Investopedia, project management adalah sebuah proses atau metode sebuah perusahaan dalam menjalankan berbagai macam proyek dan acara. Orang yang bertanggung jawab terhadap keberlangsungan proyek dan semua rincian di dalamnya biasa disebut sebagai project manager atau manajer proyek.  Project manager merupakan seseorang dengan tanggung jawab tinggi yang harus memiliki banyak keahlian seperti komunikasi, negosiasi, dan pengetahuan bisnis yang mencukupi. Kalau dalam sebuah organisasi bisa disebut juga dengan pemimpin atau ketua dari acara tersebut.

Fungsi project management !

Kalo berbicara tentang fungsi pasti nggak jauh beda dengan sebuah tujuan. So, fungsi project management diantaranya :

• Memaksimalkan Potensi Tim

Kamu pernah nggak sih ngerasain, ketika gurumu membentuk sebuah kelompok untuk menyelesaikan suatu tugas ? tapi walau yang namanya kelompok, kadang – kadang hanya 2 atau 3 orang saja yang bertanggung jawab mengerjakan tugasnya, eittss lebih parahnya ada beberapa dari mereka yang mengerjakannya seorang diri padahal kan itu tugas kelompok. Nah, hal tersebut biasanya dikarenakan perbedaan kualitas individu dan rasa tanggung jawab dalam mengerjakan tugasnya.

• Perencanaan yang Lebih Tepat

Manajemen proyek di sini,berguna ketika kalian akan membuat suatu perencanaan. Emmm contohnya, pembagian tugas masing – masing anggota agar mereka kebagian job dan bertanggung jawab sama kelompoknya... jadi nggak cuman numpang nama ! opsss.

• Mengelola Resiko

Kalau dalam organisasi pasti ada yang namanya program kerja dan diimplementasikan lewat sebuah event atau acara. Namun, terkadang banyak banget keropatan yang dialami panitia sebelum terlaksananya acara. Mengelola resiko disini, maksudnya untuk meminimalisir faktor kegagalan dalam sebuah acara. 

Tahapan – tahapan project management !

Ketika kita mau ngelaksanain sebuah proyek baik itu event atau acara, pastinya ada sebuah tahapan – tahapan dong. Tahapan – tahapan ini akan dipimpin oleh orang yang ditunjuk sebagai project manager a.k.a pemimpinnya. Tahapan – tahapan tersebut antara lain :

• Permulaan (Initiating)

Initiating atau dalam bahasa indonesia nya adalah inisia, diartikan juga sebagai permulaan suatu kegiatan. Lalu pada tahap permulaan ini ada beberapa proses yaitu :

1. Tujuan proyek
2. Ruang lingkup proyek
3. Memilih manajer proyek (pemimpin proyek)
4. Risiko yang berpotensi muncul
5. Budget yang dibutuhkan
6. Perkiraan timeline besar (kapan dilaksanakannya proyek)

Poin paling penting dalam perencanaan adalah menentukan tujuan proyek dan hal apa saja yang ingin dicapai, serta ruang lingkup proyek. Pasalnya, inti dari project management adalah memastikan bahwa semua proses yang dilakukan akhirnya dapat sesuai dengan tujuan awal ( kesuksesan acara ).

• Perencanaan (Planning)

Setelah menjabarkan berbagai macam variabel yang penting dalam proyek, proses selanjutnya adalah perencanaan. Di dalam proses ini, manajer proyek harus membuat rancangan mengenai keseluruhan proyek mulai dari permulaan sampai akhir secara lebih rinci. 

• Pelaksanaan (Executing)

Dalam pelaksanaan, project manager harus banget bertanggungjawab memastikaan semua hal berjalan lancar sesuai timeline dan susunan programnya yang sudah ditentukan. Ia juga harus bisa memastikan bahwa pekerjaan di lapangan berjalan lancar. Dengan banyaknya hal yang dipertanggungjawabkan, seorang project manager diharapkan memiliki kapasitas yang mencukupi seperti profesional, teratur, dapat berkomunikasi dan memimpin dengan baik.

• Pengawasan (Control and Monitoring)

Saat mengawasi jalannya proyek, seorang project manager harus mengukur setiap progres yang ada agar sesuai dengan perencanaan. Selain itu, pengawasan juga dilakukan supaya mengetahui kira – kira terjadi kesalahan atau kegiatan di luar jalur. Intinya, pengawasan sangat dibutuhkan agar semua hal dapat terlaksana sesuai dengan rencana.

• Penutupan (Closing)

Saat penutupan berlangsung, project manager akan menyelesaikan kontrak dengan pihak eksternal yang dilibatkan, membuat arsip dokumen-dokumen penting, dan juga membuat laporan proyek. 

4 hal yang berpengaruh terhadap project management :

• Time

Time atau waktu, dalam suatu project waktu sudah ditetapkan dan diberi batasan agar suatu project bisa diselesaikan tepat pada target waktu yang telah ditetapkan sebelumnya. Kita tidak boleh keluar dari apa yang telah ditetapkan mengenai waktu tersebut untuk penyelesaian suatu project.

• Expense

Expense atau biaya telah dianggarkan untuk suatu proyek, kita tidak bisa menganggarkan biaya melebihi apa yang telah dianggarkan, lebih baik jika kita dapat menggunakan anggaran lebih rendah dari apa yang telah dianggarkan

• Resource

Resource atau sumberdaya harus diperhatikan untuk jadwal penyelesaian suatu project. Sumber daya adalah orang-orang yang kita atur dan kita arahkan untuk penyelesaian suatu project. Manajemen sumberdaya terdiri dari menentukan suatu target dan sasaran, organisasi, komunikasi dan motivasi, serta pengembangan sumber daya manusia

• Quality

Quality atau mutu adalah suatu hal yang sangat penting untuk penyelesaian suatu project, dengan waktu yang telah ditentukan dan anggaran yang telah ditetapkan, quality atau mutu adalah hal yang harus sangat diperhatikan.

 

Tapi kok keknya itu lebih berhubungan sama bisnis yaaa, ketimbang organisasi !?

Kenapa aku bilang itu lebih ke bisnis karena dari artikel yang aku baca memang pada dasarnya itu diperuntukkan untuk pengelolaan perusahaan. Dan btw, aku nemuin kata project management emang pada dasarnya lagi nonton talkshow bisnis di youtube eheheh. But, hampir semua artikel yang membahas project management sebagai referensi artikel yang aku buat... maknanya hampir sama seperti ruang lingkup organisasi. Jadi, bisa kita tarik kesimpulan bahwa project management adalah suatu proses ataupun cara sebuah bisnis dalam melakukan berbagai kegiatan proyek dan acaranya.

Tapi jangan kecewa, the next artikel yang aku buat bakal membahas project management dari ruang lingkup organisasi. Kalau artikel ini, hanya berupa gambaran awalnya saja.

Jadi... tunggu the next chapter nyaa yaa.

Sayonara, minna – san ❤❤

Ditulis Oleh : Innayafm